Maßnahme 1.01

Serviceportal

Aufbau einer zentralen digitalen Plattform, die den Bürgern einen einfachen und zentralen Zugang zu sämtlichen Verwaltungsdienstleistungen ermöglicht. Es unterscheidet sich von der städtischen Website durch die Fokussierung auf Dienstleistungen und Ansprechpartner, die Möglichkeiten zur Authentifizierung und sicheren Kommunikation mit der Verwaltung und die technische Anbindung an den Portalverbund.

Maßnahme 1.02

Webformular-Editor

Mit einem Webformular-Editor kann die Hansestadt Wipperfürth eigenständig digitale Formulare erstellen und anpassen. Der Anteil digitaler Antragseingänge wird erhöht und der Scan-Aufwand reduziert. Gut konzipierte Anträge werden häufiger vollständig und korrekt ausgefüllt und damit Rückfragen reduziert. Zur Erstellung von Webformularen streben wir die Verwendung eines Editors an, der bereits erfolgreich in den Verwaltungen unseres kommunalen Netzwerks eingesetzt wird.

Maßnahme 1.03

Formularwerkstatt

Die Formularwerkstatt dient als Workshop-Format dazu, die Entwicklung von digitalen Formularen mit der Verbesserung der analogen Versionen zu verbinden. Sie sorgt dafür, dass nicht nur digitale Formulare benutzerfreundlicher werden, sondern dass die Erkenntnisse aus der digitalen Gestaltung auch (teilweise) auf die Papierformulare übertragen werden können. Durch die Integration smarter Lösungen in den analogen Bereich können auch Folgeaspekte, wie das ersetzende Scannen, frühzeitig einbezogen werden.

Maßnahme 1.04

E-Payment: Zahlverfahren

Diese Maßnahme zielt darauf ab, die Bezahlung von Verwaltungsleistungen zu vereinfachen, indem die Palette der Online-Bezahlmöglichkeiten durch die Integration von PayPal erweitert wird.

Maßnahme 1.05

E-Payment: Dienstleistungsanbindung

In dieser Maßnahme wird die Anbindung weiterer Verwaltungsprozesse an das E-Payment-System umgesetzt. Ziel ist es, die Möglichkeit zur Vorab-Bezahlung für Verwaltungsleistungen zu erweitern, sodass Bürgerinnen und Bürger bereits vor der Bearbeitung von Anträgen oder Dienstleistungen die entsprechenden Gebühren entrichten können. Hierfür geeignet sind besonders jene Dienstleistungen, die ohne komplexe Berechnung auskommen und eine geringe Ablehnungsquote haben.

Maßnahme 1.06

EfA Nachnutzung und Landesportale

Die EfA-Initiative (Einer für Alle) ermöglicht es, bereits entwickelte digitale Verwaltungsdienste eines Bundeslandes zu übernehmen und lokal anzuwenden. Durch die Nachnutzung dieser Lösungen sollen Ressourcen gespart und der Verwaltungsaufwand verringert werden. Gleichzeitig wird die Anbindung an übergeordnete Landesportale ermöglicht, um eine bessere Vernetzung und einen einfacheren Zugang zu landesweiten digitalen Verwaltungsangeboten zu schaffen. Was sehr einfach klingt, stellt sich in der Praxis manchmal als die zähsten und kompliziertesten Digitalisierungsprojekte dar – doch Prozesse wie z.B. die elektronische Wohnsitzanmeldung samt Aktualisierung der digitalen Daten auf dem Chip des Personalausweises, sind für eine Kommune nicht in Eigenregie realisierbar.

Maßnahme 1.07

Zielgruppenanalyse

In der Zielgruppenanalyse sollen Personas entwickelt werden, die als praktische Checkliste dienen, um frühzeitig zu erkennen, für welche Zielgruppen konkrete digitale Prozesse funktionieren und wo potenzielle Hindernisse bestehen.

Beispiele: Ein Gewerbebetrieb hat keinen elektronischen Personalausweis, mit dem er sich online authentifizieren kann. Wer den Desktop-PC zum Ausfüllen eines Antrags verwendet, kann nicht ohne zusätzliche Hardware den NFC-Chip seines Ausweises auslesen. Und der während der Corona-Pandemie gewachsene Workaround "ausdrucken, unterschreiben, einscannen", funktioniert nur für Personen, die einen Drucker haben.

Durch die Analyse schaffen wir ein besseres Verständnis für die verschiedenen Hürden und können digitale Prozesse gezielter so gestalten, dass sie für viele Nutzergruppen zugänglich und nutzbar sind.

Maßnahme 2.01

Prozessmanagement: Strategieentwicklung

Diese Maßnahme widmet sich der Entwicklung einer übergreifenden Strategie für das Prozessmanagement in der Verwaltung. Ziel ist es, eine Grundlage zu schaffen, auf der die Prozesslandschaft der Hansestadt Wipperfürth systematisch angegangen werden kann.

Maßnahme 2.02

Prozessmanagement: Registeraufbau

Ein Prozessregister schafft einen Überblick über Verwaltungsabläufe und erfasst sie in groben Zügen, aber klar strukturiert. Es dient dazu, Transparenz in der Breite zu schaffen, Zusammenhänge sichtbar zu machen und eine Grundlage für gezielte Modellierung zu legen.

Maßnahme 2.03

Prozessmanagement: Modellierung (BPMN 2.0)

Mithilfe von BPMN 2.0 sollen Prozesse visualisiert und analysiert werden. Die Modellierung dient vor allem dazu, ein klares Bild über Abläufe zu gewinnen und Ansatzpunkte für zukünftige Verbesserungen zu identifizieren. BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) ist ein international anerkannter Standard zur Darstellung von Prozessen. In Deutschland wird die Nutzung von BPMN 2.0 insbesondere durch das E-Government-Gesetz sowie durch ministerielle Vorgaben gestützt und dient sozusagen als einheitliche Sprache.

Maßnahme 2.04

Fachverfahrens-Potenzialanalyse

Diese Maßnahme zielt darauf ab, die ursprüngliche Konzeption eines Fachverfahrens durch den Softwareentwickler mit dessen tatsächlicher Nutzung im Verwaltungsalltag abzugleichen. Dabei werden bewusst Reseller, Rechenzentren und andere Vermittlungsstellen übersprungen, um eine direkte Kommunikation mit den Entwicklern zu ermöglichen.

Maßnahme 2.05

Papierlose Arbeitsabläufe

Ziel dieser Maßnahme ist die Umstellung interner Prozesse von papierbasierten auf digitale Lösungen. Häufig werden Dokumente ausgedruckt, nur um nach kurzer Bearbeitung wieder eingescannt zu werden – ein ineffizienter und ressourcenintensiver Vorgang. Die größte Herausforderung besteht in der Auswahl und Konfiguration passender technischer Systeme, ob DMS, GIS, Webformular oder Fachverfahren. Die verschiedenen Lösungen bieten spezifische Stärken und Einsatzmöglichkeiten.

Maßnahme 2.06

Innovationslabor

Als Labor bezeichnet man eine kontrollierte Versuchsumgebung und der Ausgang so mancher Versuche ist mehr als fraglich. Das "Innovationslabor" schafft als Regelrahmen eine sichere Umgebung für digitale Experimente, die auch scheitern dürfen. Der Gedanke dahinter ist, Neues auszuprobieren, ohne zuallererst einen Prüfmarathon hinsichtlich Datenschutz, Personalratsbeteiligung, Übertragbarkeit auf die Gesamtverwaltung und Vergaberecht vollständig zu absolvieren. Innovation wird erleichtert, wenn ein klarer Rahmen aus den genannten Aspekten, eine begrenzte, aber versuchsfreundliche Umgebung ermöglicht.

Maßnahme 3.01

Wissensmanagement-Plattform

Die Wissensmanagement-Plattform soll allen Mitarbeitenden der Verwaltung eine zentrale Anlaufstelle bieten, um Wissen gut strukturiert abzurufen oder für andere zu hinterlegen. Ziel ist es, den Zugang zu relevanten Informationen zu erleichtern und den Rechercheaufwand (sei es durch nachschlagen oder nachfragen) gering zu halten.

Maßnahme 3.02

Schulungs- und Funktionsvideos

Wie erstellt man noch gleich Suchlisten in ECM und wie übernimmt KeePass meine Passworteingaben für mich? Was in niedergeschriebener Form sehr komplex aussehen kann, ist oftmals schnell am Bildschirm gezeigt. Kurze, prägnante Videos sollen einzelne, konkrete Lösungen einfach erklären und praktische Anleitungen bieten. Mit dem Screenrecorder aufgenommene Videos unterstützen die Mitarbeitenden dabei, neue Werkzeuge und Technologien effizient zu nutzen, und fördern eine kontinuierliche Weiterbildung.

Maßnahme 3.03

KI: Regeln und Kompetenzaufbau

Künstliche Intelligenz ist längst in der Verwaltung angekommen – nur nicht in der Breite und schon gar nicht offiziell. Nun gilt es grundlegende Regeln und Handlungsspielräume zu definieren, Kompetenzen aufzubauen und sich auch auf offiziellen Wege dem Thema KI anzunähern. Praktischerweise ist eine der leistungsstärksten und weit entwickeltesten künstlichen Intelligenzen kostenfrei über eine intuitive Schnittstelle per Chat verfügbar: Eine Chance für einfachen Zugang und zum Erwerb von Kenntnissen und Kompetenzen.

Maßnahme 3.04

Veranstaltungsformat "Digitalkompass"

Der "Digitalkompass" soll als ein regelmäßiges Veranstaltungsformat dienen, in dem Mitarbeitende über neue digitale Werkzeuge und Trends informiert werden und sich mit diesen auseinandersetzen können. Es dient als Orientierungshilfe und Austauschplattform, um Themen wie Serviceportale, den elektronischen Personalausweis, künstliche Intelligenz oder Onlinebezahlverfahren verständlich zu machen.

Maßnahme 3.05

Anwender/innentreffen

Regelmäßige Anwendertreffen bieten eine Plattform für den Austausch von Erfahrungen mit verwaltungsweiten Softwarelösungen. Hier können Mitarbeitende ihre Anforderungen und Ideen einbringen, um gemeinsam an einer besseren Nutzung bestehender Systeme zu arbeiten und deren Weiterentwicklung voranzutreiben.

Maßnahme 4.01

Rollout Dokumentenmanagementsystem

Die flächendeckende Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) ermöglicht eine medienbruchfreie, digitale Aktenführung und reduziert die Papierabhängigkeit. Dokumente werden zentral gespeichert, schneller auffindbar und effizienter bearbeitet. Das erleichtert die bereichsübergreifende Zusammenarbeit, erhöht die Transparenz und verbessert die Nachvollziehbarkeit von Vorgängen. Ziel ist die vollständige Implementierung des DMS in allen Verwaltungsbereichen – unabhängig vom bisherigen Digitalisierungsstand.

Maßnahme 4.02

Elektronische Personalakte

Die elektronische Personalakte dient als entscheidender Schritt zur Erprobung und Ertüchtigung der Leistungsfähigkeit des Dokumentenmanagementsystems CC ECM.

Ziel ist es, weniger dokumentenzentriert und zunehmend mit strukturierten Daten zu arbeiten. (Informationen in Datenbankfeldern statt auf gescanntem Papier oder in Ordnernamen.) Die mitzeichnungsintensiven Arbeitsabläufe rund um die Dokumente der Personalakte treiben zudem den Ausbau der DMS-integrierten Workflowkomponenten voran.

Maßnahme 4.03

Pilot: Elektronische Fallakte

Eine Fallakte ist eine Sammlung von Dokumenten, die sich auf einen spezifischen Vorgang oder ein laufendes Verfahren beziehen, etwa aus der Leistungs- oder Ordnungsverwaltung. Sie ist eher einheitlich strukturiert und weniger umfangreich, da sie nur die relevanten Informationen zu einem bestimmten Sachverhalt enthält und oft temporär ist – sie wird nach Abschluss des Vorgangs in der Regel archiviert. Aufgrund hoher Fallzahlen werden Abschluss und Archivierung auch relativ schnell notwendig.

Ziel dieser Maßnahme ist die Entwicklung einer in möglichst vielen Verwaltungsbereichen verwendbare metadatengestützten elektronischen Fallakte. Ein elektronischer Aktendeckel mit auslesbaren Feldern für Fallnummer, Datum, Status und weitere Attribute, gibt der Akte eine klarere Struktur und ermöglicht die Anwendung von automatischen Workflows.

Maßnahme 4.04

Pilot: Elektronische Objektakte

Eine Objektakte bezieht sich auf langfristig bestehende und oft umfangreiche Themen wie Gebäude, Grundstücke oder technische Anlagen. Sie enthält alle Informationen, die über einen längeren Zeitraum hinweg zu einem bestimmten Objekt gesammelt werden, und bildet dessen gesamten Lebenszyklus ab. Da sich Dokumente über Jahre hinweg ansammeln, ist die Struktur oft heterogener als bei anderen Fallakten, und die Akte wächst kontinuierlich durch neue Einträge.

Ziel dieser Maßnahme ist die Entwicklung einer in möglichst vielen Verwaltungsbereichen verwendbaren, metadatengestützten elektronischen Objektakte. Ein elektronischer Aktendeckel mit auslesbaren Feldern für Objektnummer, Georeferenzierung, Status und weitere Attribute gibt der Akte eine klarere Struktur und ermöglicht die Anwendung automatisierter Workflows.

Maßnahme 4.05

Elektronische (Langzeit)archivierung

Die elektronische Langzeitarchivierung sorgt dafür, dass nicht nur Papierakten, sondern auch archivwürdige digitale Dokumente langfristig und aufbewahrt werden. Durch die Anbindung der elektronischen Akten an das Stadtarchiv soll im Idealfall eine nahtlose Integration ermöglicht werden, die sowohl lokale als auch übergeordnete Archivierungsanforderungen erfüllt. Ein besonders kniffliges Projekt, wenn man bedenkt, dass sowohl elektronische Akten, als auch deren Standards und Schnittstellen eine relativ neue und noch laufende Entwicklung sind – Langzeiterfahrung gibt es somit kaum.

Maßnahme 4.06

Scanstrategie Posteingang

Die Scanstrategie für den Posteingang befasst sich mit der Digitalisierung physischer Posteingänge, um Dokumente schneller zugänglich zu machen und den Bearbeitungsaufwand zu verringern. Dieser Maßnahme gehen idealerweise ein verstärkter Einsatz elektronischer Akten und die Minimierung eingehender Papieranträge voraus.

Maßnahme 4.07

Scanstrategie Bestandsakten

Diese Maßnahme konzentriert sich auf die Digitalisierung bestehender Akten, die bisher in Papierform aufbewahrt wurden. Ziel ist es, den physischen Aktenbestand zu reduzieren und die Akten für eine einfachere und effizientere digitale Verwaltung zugänglich zu machen. Hierfür sind Lösungen vom Rahmenvertrag mit einem oder mehreren Dienstleistern, über eine eigene Scanstelle bis hin zur Digitalisierung in Eigenleistung der Abteilungen denkbar und jeweils mit Vor- und Nachteilen behaftet.

Maßnahme 5.01

IT-Ausstattungskonzept

Bis Ende 2026 wird die Mehrheit der Mitarbeitenden mit einem mobilen Arbeitsplatz ausgestattet. Seit 2022 erfolgt die schrittweise Einführung von Laptops, wobei jährlich rund 20 % der Geräte modernisiert werden. Diese Maßnahme schafft die Grundlage für flexibles und effizientes Arbeiten – von der Nutzung moderner Raumkonzepte bis hin zu Schulungen direkt am eigenen Gerät.

Maßnahme 5.02

Integrierte Kommunikationsplattform

Eine moderne Kommunikationsplattform soll den Austausch und die standortunabhängige Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung erleichtern. Funktionen wie Videokonferenzen, Bildschirmfreigaben und Teamchats stehen im Mittelpunkt. Um eine passgenaue Lösung zu finden, wurde zunächst ein Vorprojekt gestartet, das Anforderungen analysiert, verfügbare Systeme am Markt bewertet und die bestmögliche Umsetzung vorbereitet.

Maßnahme 5.03

Neuregelung Homeoffice

Die bestehenden Homeoffice-Regelungen stammen aus einer Zeit, in der mobiles Arbeiten noch nicht so weit verbreitet war wie heute. Um den veränderten Anforderungen gerecht zu werden, werden die aktuellen Regelungen überarbeitet und an die heutigen und zukünftigen Arbeitsrealitäten angepasst. Ziel ist eine moderne, ausgewogene Lösung, die sowohl den Bedürfnissen der Mitarbeitenden als auch den Anforderungen der Verwaltung entspricht.

Maßnahme 5.04

Moderne Raumkonzepte

Die Arbeitswelt verändert sich – und mit ihr die Anforderungen an Büroräume. Ziel dieser Maßnahme ist es, moderne und flexible Raumkonzepte zu entwickeln, die mobiles und hybrides Arbeiten optimal unterstützen. Dazu gehören offene, kollaborative Arbeitsbereiche ebenso wie Rückzugsräume für konzentriertes Arbeiten. Durch die Neugestaltung der Arbeitsumgebung soll die Kommunikation gefördert und gleichzeitig eine produktive, bedarfsgerechte Atmosphäre geschaffen werden.

Maßnahme 5.05

Pilotierung Raumkonzepte: Kerstinghaus

Das Kerstinghaus dient als Testumgebung für neue Raumkonzepte, die eine flexiblere und modernere Arbeitsweise ermöglichen sollen. In einer Erprobungsphase werden verschiedene Gestaltungsideen umgesetzt, evaluiert und kontinuierlich optimiert. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen direkt in die weitere Planung und Gestaltung zukünftiger Arbeitsräume ein.

Maßnahme 5.06

Pilotierung Raumkonzepte: Altes Seminar

Im Alten Seminar werden innovative Raumkonzepte erprobt, die eine ausgewogene Balance zwischen offenen und ruhigen Arbeitsbereichen schaffen sollen. Die Testphase dient dazu, praktische Erfahrungen zu sammeln und darauf basierend fundierte Entscheidungen für zukünftige Bürogestaltungen zu treffen. Ziel ist es, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die sowohl den Austausch als auch konzentriertes Arbeiten optimal unterstützt.

Maßnahme 5.07

Karriereseite

Die neue Karriereseite zeigt, was die Stadtverwaltung als attraktive Arbeitgeberin ausmacht. Flexible Arbeitsmodelle, moderne Arbeitsbedingungen und vielfältige Entwicklungsperspektiven stehen dabei im Fokus. Sie macht sichtbar, was bereits geschaffen wurde – und welche Möglichkeiten noch entstehen. So möchten wir qualifizierte Fachkräfte für die Hansestadt Wipperfürth gewinnen und langfristig binden.

*die folgenden Maßnahmen stehen nicht unmittelbar mit dem Leitbild und den strategischen Zielen der Verwaltungsdigitalisierung in Verbindung. Vielmehr bedürfen sie zu gegebener Zeit eine eigene Strategie.

Maßnahme 6.01

Breitbandinfrastruktur

Die Definition von „Breitband“ wird sich im Laufe der Zeit immer wieder verändern. Von den frühen Technologien wie ISDN und DSL bis hin zu modernen Glasfaseranschlüssen wurde jedes dieser Systeme zu seiner Zeit als „schnelles Internet“ gefeiert. Als Hansestadt Wipperfürth verlegen wir diese Infrastruktur zwar in der Regel nicht selbst, haben aber immer wieder die Chance in Verbindung mit Förderprogrammen und externen Beteiligten, das Thema voranzutreiben und ein für den Breitbandausbau begünstigendes Umfeld zu schaffen. Das ist zeitweise mit geringem Aufwand möglich und zeitweise, je nach Förderprogramm und Fristsetzung, nur unter erheblichem personellen Einsatz zu leisten.

Maßnahme 6.02

Smart City Netzwerk

Vernetzt werden sollen hierbei keine Computersysteme, sondern regionale und lokale Akteure, um gemeinsam digitale Lösungen für gesamtstädtische Herausforderungen zu koordinieren und zu entwickeln. Das Netzwerk soll dabei helfen, die bereits zahlreich vorhandenen solitären Projekte zu bündeln. Ziel ist es, durch die Vernetzung innovative Ansätze in Bereichen wie Stadtentwicklung, Mobilität, Klimaschutz, Gesellschaft und digitale Verwaltung zu fördern.

Maßnahme 6.03

Sensorik & LoRaWAN

LoRaWAN (Long Range Wide Area Network) bezeichnet einen Funk-Standart der vielfach für kostengünstige und sehr langlebige Sensoren verwendet wird. Im Fokus dieser Maßnahme steht der Aufbau der grundlegenden Infrastruktur, die es ermöglicht, Sensoren in der Stadt oder städtischen Gebäuden zu installieren und deren Daten zu nutzen. Dazu gehören insbesondere die Bereitstellung von Gateways, die die Sensordaten ins Internet weiterleiten, sowie die Schaffung einer zentralen Plattform, auf der diese Daten ausgewertet und genutzt werden können. Diese Infrastruktur schafft die Grundlage, auf der in Zukunft Sensoren und konkrete Anwendungsfälle schnell integriert werden können, um die Stadt smarter zu gestalten.

Maßnahme 6.04

Konsolidierung App-Landschaft

In dieser Maßnahme wird geprüft, ob die beiden bestehenden städtischen Apps weiter genutzt, zusammengelegt oder durch eine neue Lösung ersetzt werden sollten. Dabei wird auch berücksichtigt, ob neue Anforderungen aus Bereichen wie Smart City oder Sensorik entstehen, die eine andere Lösung benötigen können. Ziel ist es, eine funktionale, einfach zu bedienende und von der Bevölkerung genutzte App zu schaffen, oder eben bewusst zugunsten von Webanwendungen auf diese zu verzichten.